GTD - A ARTE DE FAZER ACONTECER


Nos dias de hoje é muito comum termos coisas demais para fazer e pouco tempo para executá-las. Por isso é importante a organização para se tornar produtivo.
Durante muitos anos fui assim, sem qualquer tipo de organização e lamento muito por isso. Pois como boa aquariana que sou, minha mente sempre foi cheia de ideias e projetos que surgiam em minha cabeça e acabavam no esquecimento por não ter uma ferramenta de organização ou mesmo um método de organização.
Hoje é possível encontrarmos várias ferramentas que nos ajudam a organizar nossas ideias, projetos e vida. Falarei das ferramentas em novas postagem, porque hoje vou falar de “MÉTODO”, o método GTD. O significado da sigla em inglês “Getting Things Done” é “A Arte de Fazer Acontecer”. O método foi criado por David Allen, autor do livro com o mesmo nome. Não é uma ferramenta, é apenas um método para fazer as coisas acontecerem. O princípio geral dele é deixar sua mente clara e, para isso, é necessário que você armazene todas as suas ideias e projetos em um determinado lugar, de forma que não esqueça, reveja com frequência, até a possível execução, deixando sua mente tranquila para ter novas ideias. Isso não é simples e maravilhoso?!
Então vamos lá!

Durante o dia temos várias ideias, que se perdem se não anotarmos. Temos compromissos que, se não forem agendados, poderão ser esquecidos e causar grandes transtornos. Mas o que fazer para que isso não aconteça? Bem, aqui está a resposta. Depois que li o livro do David Allen, minha vida deu uma guinada no que diz respeito a  produtividade em todas as áreas da minha vida, pessoal e profissional. O meu conselho é que leia o livro. Você não vai se arrepender. Porque o que vou colocar aqui é o meu entendimento do livro e como acho que funcionou para mim.
O método serve para tudo em sua vida. Tudo que você quer que aconteça. Ele funciona como uma alavanca que te impulsiona para frente e seus projetos andam com você. Além de disso, sua mente está limpa como a água de uma fonte.
O processo tem 5 passos: coletar, processar, organizar, revisar e executar.

1 - Coletar - consiste em pegar tudo que exige a sua atenção e colocar em uma “caixa de entrada”.
O objetivo dessa etapa é controlar o estresse causado pela quantidade de coisas que temos para fazer e que ficam martelando dentro de nossas cabeças.
Mas o que é uma caixa de entrada? É um local onde você vai anotar TUDO (ideias, contas para pagar, ligações que precisa fazer,…), é tudo mesmo. Você também pode ter uma caixa de entrada física para colocar contas, anotações. Eu prefiro ter tudo anotado em um único lugar. Funciona bem para mim assim.
Faça um levantamento de tudo que está incompleto ou pendente em sua vida e anote em um bloco ou uma folha no computador.
Provavelmente tenha chegado a conclusão que tem muita coisa para fazer acontecer e que não dará conta de tudo.
Sugiro que dê um passo de cada vez. Comece esvaziando sua mente, anotando tudo.
Você está pronto para o segundo passo?

2 - Processar -  Agora é o momento de identificar cada item e decidir o que fazer com cada um.
Funciona assim para mim:
Está na minha “caixa de entrada”.
Vejo o que é.
É lixo?
Sim. Então vai para lixeira se for um objeto (uma caneta que antes pensei em trocar a carga), se for uma propaganda no meu e-mail que não me interessa, se for uma ideia que anotei, mas agora não tem relevância.
Se a resposta for não. Não é lixo. Vejo se é possível uma ação imediata, se for possível executar naquele momento, faço. Se não for possível uma ação imediata, adio, porém definindo possíveis datas para executá-las ou local para armazená-las. Caso requeiram mais de uma ação, faço uma lista de “PRÓXIMAS AÇÕES”. E, como tem algumas coisas que a gente fica em dúvida  e pode ser que no futuro queira executá-las, crio outra lista com o nome de “UM DIA TALVEZ”.
Se for um projeto (projeto requer mais de uma ação - são múltiplos passos), faço a relação de todos os projetos, coloco um em cada folha para planejar ações futuras. Falarei melhor sobre projetos em futuras postagens.

3 - Organizar - O GTD é um método e todo método tem que ser implantado aos poucos. Portanto, não será de uma hora para outra que você vai conseguir organizar tudo, pois, a medida que for organizando, outras ideias, e-mails, contas e outras coisas mais vão chegando. É preciso ir organizando e escolhendo o melhor local para ela. Tenho por hábito colocar tudo em uma “Caixa de Entrada” na ferramenta que escolhi para usar (Evernote). Em breve postarei mais sobre como o uso para quase tudo em minha vida.
David Allen sugere 7 categorias dentro de uma perspectiva de organização. São elas: lista de projetos, Material de suporte a projetos, ações e informações inseridas na agenda, listas de próximas ações, lista em espera, material de referência e algum dia talvez.
A ideia é que cada coisa fique em seu lugar para facilitar a vida, deixar a mente livre e a produtividade acontecer.
Ao longo dos anos fui adaptando o método do meu jeito e de acordo com as ferramentas que experimentei. Hoje uso alguns cadernos no Evernote, os quais posso considerar categorias de organização. São eles: entrada, agenda, finanças, diários, meus textos, meus projetos e referência geral. Clicando aqui  você poderá conhecer um pouquinho do Evernote, saber o que coloco dentro de cada caderno e o que tem dentro do meu caderno de projetos.

4 - Revisar - Acho que é o momento mais importante, pois de nada vai adiantar tanto trabalho, se não revisar suas listas de próximas ações. É interessante que faça sempre uma revisão semanal para atualizar seu sistema de organização e uma diária para executar as ações diárias.

5 - Executar - O nome já diz. Chegou a grande hora. Hora de ser produtivo, de fazer as coisas acontecerem. Vamos! Arregace as mangas e comece a trabalhar. Não pense mais nas coisas para fazer. E só consultar suas listas de próximas ações e seguir em frente.

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