GTD - ORGANIZAR


Já parou para pensar no número impressionante de coisas que você tem para fazer todos os dias? Não importa qual seja o seu trabalho. Você pode ser um executivo, um professor, um vendedor ou nem trabalhar. Mas sempre terá várias coisas que precisam ser executadas, isto é fato.
Bem, GTD é o que eu considero um “empurrão” para a produtividade. É a arte de fazer as coisas acontecerem. O objetivo é estabelecer uma sensação de conforto e controle sobre tudo o que você tem ou deseja fazer, tornando possível descansar a sua mente.
É comum as pessoas tentarem manter o controle de tudo o que precisa ser feito em suas mentes, o que é, sem dúvida, um grande erro.
O que ocorre quando insistimos em armazenar tudo em nossas mentes? Ficamos estressados e as coisas não acontecem. Nossos cérebros são preparados para a tomada de decisões rápidas e não de armazenagem. Por isso, o aconselhável é colocar no papel tudo que se tem para fazer e retirar totalmente de nossas mentes.
Tenha papel e caneta sempre consigo. Afinal, você nunca sabe quando terá uma ideia ou lembrará de algo que tem para fazer. Pode ser um bloquinho, caderninho ou um Pocketmod. É bem simples fazer um utilizando apenas uma folha A4. Vai caber na sua carteira. Caso tenha, pode usar o bloco de notas do seu celular.
Aprenda a fazer um Pocketmod aqui!

O simples ato de anotar tudo e tirar da sua cabeça vai fazer até o seu sono melhorar, pois já passei por isso e, por muitas vezes, tive o sono perturbado com a preocupação de esquecer coisas que tinha para fazer no dia seguinte.

O método GTD se baseia em cinco passos: coletar, processar, organizar, revisar e executar.
Hoje o foco é no terceiro passo:

ORGANIZAR – É colocar cada item processado no lugar certo. David recomenda criar listas por contextos. As listas podem ser do jeitinho que você quiser, em caderno dividido por tags, em aplicativos para celulares, no computador. O que for melhor para você.
O GTD é um método e todo método tem que ser implantado aos poucos. Portanto, não será de uma hora para outra que você vai conseguir organizar tudo, pois, a medida que for organizando, outras ideias, e-mails, contas e outras coisas mais vão chegando. É preciso ir organizando e escolhendo o melhor local para ela. Tenho por hábito colocar tudo em uma “Caixa de Entrada” na ferramenta que escolhi para usar (Evernote), já falei um pouco dele aqui no blog.

David Allen sugere 7 categorias dentro de uma perspectiva de organização. A ideia é que cada coisa fique em seu lugar para facilitar a vida, deixar a mente livre e a produtividade acontecer. São elas:
1. Lista de projetos - Projeto é tudo que requer mais de uma ação, ou seja, se não puder ser feito de uma só vez, é um projeto. Crie lista de projetos.
2. Material de suporte a projetos - Aqui você vai organizar tudo que for relacionado ao(s) projeto(s).
3. Ações e informações inseridas na agenda - organize suas próximas ações (qualquer coisa que não poderá ser executada neste momento ou em menos de dois minutos) em listas como se fosse um lembrete. Não coloque nada disso em sua agenda. Coloque em sua agenda somente o que tem que ser executado naquela data específica, como por exemplo, consulta médica, pagamento da prestação do carro, reunião escolar…
4. Lista de próximas ações - Exatamente como expliquei no item 3, só que para facilitar ela pode ser organizada por contexto. Vou colocar alguns dos exemplos de listas de contextos que uso atualmente: @Blog, @Computador, @Ideias para escrever, @Projetos, @Algum dia talvez, @ Casa…
5. Lista em espera - É quando a próxima ação depende de outra pessoa, você tem que fazer um lembrete apenas.
6. Material de Referência - Não são ações, nem lembretes. São recursos para sustentar suas ações e reflexões sobre seus projetos. Você fez sua lista de projetos, determinou as ações para executar o projeto e as colocou em seu devido lugar. Quando chegar o momento de executar tal ação é a hora de consultar seu material de referência, que pode ser um simples número de telefone de alguém, até um mapa mitológico. Isso vai depender do seu projeto.
7. Algum Dia Talvez - São coisas que você não tem certeza se quer fazer ou não. Gerou dúvida? Coloque na sua lista de “Um dia talvez…”. Aqui também podem ser inseridas as coisas que você quer fazer mais não tem ideia de quando fará.

Bem, essa é a maneira como eu procedo no terceiro passo do método GTD. Sugiro sempre que leia o livro. Lá as explicações são detalhadas e com certeza terão detalhes que não tiveram importância para mim, mas que possivelmente poderão ser fundamentais para você.

Aqui é possível ver um resumo do GTD. E se desejar saber os dois passos já explicados é só clicar em COLETAR e PROCESSAR.

Se gostou, comente! Se tiver alguma dúvida deixe no espaço para comentários. Terei prazer em explicar.

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