WorkFlowy e o GTD



Já tentei muitas ferramentas para administrar minhas listas de tarefas e hoje apresento a que considero mais minimalista e perfeita. Ainda está em fase de teste, mas confesso que de todas que usei para mim essa é a melhor. Simples e prática e, para completar, consigo acessar no celular, tablet e notebook.
A ferramenta permite criar listas de tarefas e seu funcionamento é bem simples. Uma página em branco surge e nela você pode fazer sua lista item por item e acrescentar infindáveis sub-itens. Conforme for realizando as tarefas os itens são riscados, podendo ficar visíveis ou não. Gosto de deixá-los visíveis para me motivar, pois sinto que estou sendo produtiva. As listas podem ser púbicas ou privadas.
O sistema de busca é bem bacana e também é possível adicionar etiquetas do tipo @pessoal ou #trabalho ou ainda @05/09/2016 (uma data que queira executar a tarefa).

Para usar a ferramenta, o  processo é bem simples, basta fazer um cadastro no site http:// workflowy.com

Agora vou explicar como estou criando minhas listas.
Quem acompanha meu blog sabe que uso o método GTD para acelerar a produção das minhas tarefas, projetos e consultar meus objetivos para o futuro. Então fiz o seguinte:
Assim que me inscrevi me deparei com uma folha em branco. Criei duas listas: MENSAMENTE ( meses do ano que ainda restam) e OBJETIVOS (relacionados ao GTD, já falei dele aqui no blog)
Em MENSALMENTE, como já mencionei, criei o mês atual e os próximos meses do ano. Em OBJETIVOS criei os 6 níveis ensinados no livro "A arte de fazer acontecer" de David Allen, que ele classifica como: decolagem (ações atuais), 10 mil pés (Projetos atuais), 20 mil pés (Áreas de responsabilidade), 30 mil pés (Metas para um a dois anos), 40 mil pés (Visão para três a cinco anos) e 50 mil pés ou mais (Vida).

Agora voltando a ferramenta. Observe que em "Setembro" está com um círculo cinza. Isto significa que lá dentro tem sub-itens. No item mês de "Setembro" criei seis sub-itens e dentro do primeiro item tem uma nota, que aparece em um tom de cinza mais claro com a letra um pouco menor. Nesta nota tem um texto que leio diariamente. No item "Planejar semana 1" tem mais três itens: "Trabalho 1", "Trabalho 2" e "Pessoal". Dentro de todos os itens tem sub-itens, que poderão ter outros sub-itens. No item "Pessoal", o que está riscado foi o que já foi concluído. Observe que utilizei a etiqueta @05/09/2016, que corresponde a data de hoje. Fazendo assim, bastou fazer a busca com essa etiqueta e apareceu tudo o que tinha que fazer hoje.

Na imagem abaixo está em destaque tudo relacionado aos níveis do GTD. Desta forma fica bem legal para fazer uma revisão de todos os projetos e objetivos que tenho para minha vida inteira.  
Em "Ações Atuais" vou colocando tudo que tenho para fazer, funciona como uma caixa de entrada. Lembrei que tenho que fazer, coloco ali. Em "Projetos Atuais", estão os projetos que estou trabalhando no momento e crio sub-itens para cada tarefa do respectivo projeto. O item "Áreas de responsabilidade atuais" foi dividido em  @Pesssoal e @Profissional. Em Pessoal coloquei 8 itens. Observe o item "Espiritualidade". São os objetivos que quero ao trabalhar a minha espiritualidade e assim foi feito com os outros também, ou seja, no item "Áreas de responsabilidade atuais" não tem tarefas, lá estão os meus objetivos pessoais e profissionais separados por áreas de foco. O mesmo ocorre com os itens "Metas para 2 anos", "Metas de 3 a 5 anos" e "Metas para vida". 

Para relacionar o item MENSALMENTE com OBJETIVOS estou fazendo da seguinte forma. Dentro de "Ações atuais" estão todas as tarefas que preciso executar e em "Projetos atuais" tem outras tantas. Verifico cada tarefa que tenho para executar e vou arrumando dentro das semanas do mês correspondente. Para isso basta abrir um dos dois itens, verificar quais tarefas serão arrastadas para a pasta da semana que for mais conveniente. Se tiver um tiver um dia específico, marco com a etiqueta @data. 

E você, que ferramenta tem usado para organizar suas tarefas?
Já conhecia a ferramenta Workflowy?
Adoraria saber sua opinião sobre este artigo.

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